Konsequentes Forderungsmanagement

Forderungsausfälle vermeiden

Was Sie als Unternehmer/in selbst tun müssen und was Ihnen Externe abnehmen können.

Inhalt:

• Was versteht man unter Forderungsmanagement?
• Wie Sie Forderungsausfälle in Ihrem Unternehmen vermeiden – 10 Praxistipps
• Welche externen Dienstleister können ergänzend helfen?
• Factoring
• Inkassounternehmen («Inkasso-Büros»)
• Rechtsanwälte
• Spezialisierte Inkasso-Unternehmen («Geldeintreiber»)
• Welches externe Forderungsmanagement ist wann angezeigt?
• Forderungsausfälle konsequent vermeiden

Was versteht man unter Forderungsmanagement?

Forderungsmanagement ist eine Unternehmensaufgabe, um dafür zu sorgen, dass das Geld für erbrachte Leistung rasch eingeht, Zahlungsausfälle vermieden werden und dadurch die Liquidität des Unternehmens erhalten bleibt. So gesehen handelt es sich um die „Lebensader“ jedes Unternehmens. Organisatorisch gehört das Forderungsmanagement in den meisten Betrieben zum Finanz- und Rechnungswesen, hier genauer zum Debitorenmanagement.

Folgende Aufgaben fallen üblicherweise an:

• Rechnungsstellung
• Eingangskontrolle
• Mahnwesen.

Folgend finden Sie auch eine ausführlichere Beschreibung.

Im weiteren Sinn sind oft auch externe Dienstleister Akteure im Forderungsmanagement (Inkasso-Büros usw.) vertreten, nämlich dann, wenn das Unternehmen an die eigenen Kapazitäts- und Kompetenzgrenzen stösst. Wo diese liegen, hängt auch von der Grösse des Unternehmens ab, ob z. B. ein Konzern eine Rechtsabteilung oder ein KUM rechtskundige Mitarbeiter hat oder ob diese Aufgaben bei einem Kleinunternehmen oder Handwerker in den Händen der Geschäftsführung liegt.

Externe kommen zum Zug, wenn nach der 2. Mahnung immer noch keine Zahlung eingegangen ist. Welches diese Externen sind und was sie leisten können, dazu im zweiten Teil des Artikels mehr.

Forderungsausfälle in Ihrem Unternehmen
vermeiden – 10 Tipps aus der Praxis

Forderungsmanagement ist ein Unternehmensprozess, der von Anfang richtig aufgesetzt werden muss. Es gibt hierzu ein breites Expertenwissen bei Unternehmensberatern und Treuhändern, darum konzentrieren wir uns hier auf eine Auswahl wichtiger Tipps:

1. Rechtssichere Vertragsgestaltung: Mit stimmigen und rechtlich geprüften Verträgen (Aufträge, Werkverträge, AGB usw.) werden spätere Diskussionen, Vorwände und rechtliche Auseinandersetzungen mit säumigen Kunden ein Stück weit vermieden. Ausarbeitung und Prüfung durch einen Rechtsanwalt/eine Rechtsanwältin kann sich lohnen.
2. Die Bonitätsprüfung von Kunden ist ein Muss, besonders bei neuen Kunden und grösseren Bestellungen. Bonitätsüberprüfungen können über folgende Portale erfolgen: Schweiz: Moneyhouse,  Deutschland: Northdata Schufa, Österreich: Kreditschutzverband (KSV)
3. Für Kundenzufriedenheit sorgen, denn zufriedene Kunden zahlen erwiesenermassen schneller. Kundenzufriedenheit resultiert aus Qualität, Service und guter Kundenbetreuung.
4. Probleme proaktiv im Gespräch lösen: Manchmal lohnt es sich vor einer letzten Mahnung und auf jeden Fall bei Reklamationen persönlich nachzufassen. Oft lassen sich Missverständnisse klären oder Zahlungshindernisse beim Kunden, wie eine nicht erfolgte Mängelbehebung u.dgl. beheben.
5. Schnell zahlen attraktiv machen: Günstigere Konditionen bei Vorauskasse, Skonti bei schneller Zahlung innerhalb kurzer Fristen, einfache, lesbare und sauber dokumentierte Rechnungen usw.
6. Rasche, auf Anhieb korrekte Fakturierung: Rechnungen sollten bei Lieferung gestellt werde resp. am vertraglich festgelegten Zeitpunkt und nicht – meist aus Überlastungsgründen – Wochen oder Monate später
7. Debitorenmanagement: Systematisches Erfassen und Kontrollieren der offenen Zahlungen
8. Eng getackertes Mahnwesen: Zahlungserinnerung, Mahnung, letzte Mahnung. Dies setzt ein funktionierendes Debitorenmanagement voraus.
9. Kennzahlen, um die Qualität des eigenen Forderungsmanagements erkennen zu können, müssen einige Kennzahlen laufend erhoben werden. Eine davon ist die Debitorenlaufzeit / Days Sales Outstanding (DSO)“ oder anders: Wie viele Tage dauert es im Schnitt, bis eine Rechnung bezahlt ist? Wenn dieser Wert ansteigt, weiss die Geschäftsleitung, dass Probleme bestehen und Gefahr im Anzug ist. Eine Übersicht über alle Kennzahlen bietet die IHK-München eine gute Anleitung.
10. Übergabe an externe Dienstleister, wenn man selbst nicht mehr weiterkommt. Nicht zu lange zu warten. Die Zeit arbeitet für die Schuldner, nicht für Sie.

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Wie externe Dienstleister helfen

Gemeint ist: Wenn ein Schuldner auch nach Ablauf der letzten Mahnfrist immer noch nicht zahlt (externes Forderungsmanagement). Ein anderer Aspekt wäre, wenn das Unternehmen feststellt, dass das eigene Forderungsmanagement nicht auf der Höhe ist, z. B. erkennbar an der DSO, siehe dazu Tipp 9 oben. Für solche Fragen können Unternehmensberater und Treuhänder eine Analyse vornehmen, verbesserte Prozessabläufe vorschlagen und beraten.

Externe Dienstleister für das Forderungsmanagement in konkreten Fällen sind:

• Factoring-Unternehmen
• Inkasso-Unternehmen („Inkasso-Büros“)
• Anwälte
• Spezialisierte Inkasso-Unternehmen („Geldeintreiber“)

Solche Dienstleister bezeichnen ihre Dienstleistung manchmal selbst als Forderungsmanagement, was vergessen lässt, dass Forderungsmanagement eine umfassendere Funktion ist, die primär ins Unternehmen gehört. Externe Dienstleister sind eine Ergänzung für Spezialfälle.

Erörtern wir die richtigen Einsatzfelder für das externe Forderungsmanagement Inkasso:

 Factoring

Beim Factoring verkauft ein Unternehmen seine offenen Forderungen an den Dienstleister, der diese wiederum gegen eine Gebühr sofort begleicht (resp. einen Teil davon, abzüglich Gebühren).

Vorteil: Das Unternehmen hat rasch Zahlungseingänge, oft noch vor der Zahlungsfrist des Kunden. Somit ist die Liquidität gesichert und das Factoring-Unternehmen trägt das Inkasso-Risiko (ausser, wenn ein Vertrag mit Regress besteht).

Nachteil: Aufgrund der hohen Gebühren lohnt sich das nur für Unternehmen, die einen sehr hohen Forderungsbestand oder äusserst hohe Forderungssummen haben. Im Grunde genommen ist Factoring Vorfinanzierung des Umsatzes.

 Inkasso-Unternehmen

(„Inkasso-Büros“)

Ein Inkassodienstleister übernimmt das Inkasso von Forderungen, wenn der Schuldner in Verzug ist. Das Inkasso-Büro versendet Mahnschreiben, meist mehrmals und hartnäckig, bietet Teilzahlungslösungen und leitet, wenn alles nichts hilft, das rechtliche Inkasso ein (Betreibung, Mahnbescheid usw.) Zu beachten sind dabei auch die Unterschiede zwischen einer Beitreibung und Inkasso.

Der Einsatz eines Inkassodienstleisters bedeute eine grosse Entlastung für das Unternehmen. Inkasso-Büros sind dank Know-how, Erfahrung und Hartnäckigkeit oft noch erfolgreich, wenn das Unternehmen dies selbst nicht geschafft hätte.

Auch hier fallen Kosten an, denn der Inkassodienstleister darf dem Schuldner/ der Schuldnerin nicht alle Aufwände in Rechnung stellen. Am Ende schmälert dies den Erlös für das Unternehmen und einige Forderungen bleiben auch für diese Spezialisten uneinbringlich, resp. enden in einem Verlustschein.

Inkasso-Büros erledigen in der Regel, wie der Name sagt, alles «vom Büro aus», auf dem Korrespondenzweg («Briefinkasso»).

 Rechtsanwälte

Rechtsanwälte sind die richtigen Ansprechpartner für komplexere rechtliche Beratung und für die Durchsetzung strittige Forderungen auf dem Rechtsweg, wenn z. B. ein Kunde nicht bezahlt, weil er Mängelrügen geltend macht, der Lieferant jedoch der Meinung ist, diese seien unbegründet.

Hier muss als Basis für das Inkasso möglicherweise zuerst ein Gerichtsurteil erstritten werden. Wir merken an, ein Gerichtsurteil ist keine Garantie. Es gibt Fälle, in denen Sie ein Gerichtsurteil erstritten haben, aber keine Zahlungen erhalten.

Auch Anwälte werden zunächst:

• Recherchen anstellen
• evtl. Gutachten anfordern,
• Detektive beauftragen
• und evtl. nochmals den Verhandlungsweg mit dem Kunden suchen.

Sie stossen an Grenzen, wenn es sich um professionelle oder «abgetauchte» Schuldner handelt oder um Kriminelle, welche sich nicht mehr im betreffenden Land aufhalten. Auch verbieten Standesregeln Anwälten gewisse Massnahmen, welche spezialisierte Inkasso-Unternehmen standardmässig anwenden.

Aufgrund der Anwalts- und Gerichtskosten kommt dieser Weg nur bei höheren Forderungssummen in Betracht und somit in der Regel eher für Produktionsunternehmen, Anlagenbauer, Rohstofflieferanten, Immobilienfirmen, Banken u.dgl.

 Spezialisiertes Forderungsmanagement Inkasso

(„Geldeintreiber“)

Wie erwähnt gibt es Schuldner, bei denen Inkasso-Büros und Anwälte an Grenzen stossen. Dazu gehören Schuldner, die zuerst gefunden werden müssen, grenzüberschreitendes internationales Inkasso erfordern oder bei besonders renitenten Profi-Schuldnern und Kriminellen. Man spricht hier auch von Direkt-Inkasso oder von Geldeintreibern.

Diese Art von Inkasso-Unternehmen sind geeignet für strittige Forderungsfälle, welche Ermittlungen und Präsenz vor Ort verlangen. Beispielsweise, weil der Schuldner zuerst gefunden werden muss, der Betrug oder eine andere Straftat nachgewiesen werden muss oder wenn es sich um «Profi-Schuldner» handelt, welche Gläubiger mit dubiosen und illegalen Tricks übers Ohr hauen und hinhalten, ebenfalls für titulierte Fälle, in denen z,B. gerichtlich oder sonst urkundlich bestätigte Verpflichtungen nicht eingehalten werden.

Die Vorgehensweise der Inkasso-Team AG besteht meistens ausfolgenden Schritten:

• gründliche Fallanalyse (wozu auch das Einholen rechtlichen Rats gehören kann)
• umfangreichen Recherchen
• speziellen Ermittlungen, auch vor Ort und verdeckt

Ziel: Ansatzpunkte für Druckszenarien finden, die zur Anwendung kommen, wenn wir auf dem Verhandlungsweg / aussergerichtlich nichts erreichen sollten.

• Besuch des Schuldners / der Schuldnerin vor Ort, wenn nötig auch mehrmals
• Versuch einer Lösungsfindung auf dem Verhandlungsweg
• Engmaschige Kontrolle von Vereinbarungen und Teilzahlungslösungen
• Sofortige „Schüsse vor den Bug“ aufgrund vorbereiteter Druckszenarien, wenn Verhandlungen scheitern oder jemand falsch spielt
• Flankierend Rechtsweg, soweit diese zielführend sein kann
• Zeitlich unbegrenzte Verfolgung des Falls mit flexiblen und kreativen Methoden bis eine Lösung vorliegt (Details im persönlichen Gespräch)

Druck ist keineswegs per se illegal, sondern sehr oft zwingend, um bestimmte Schuldner zum Zahlen zu motivieren. Es gibt dabei die Grenzen des Strafrechts zu berücksichtigen. Die Stärke dieses Wegs liegt in der Kreativität, dem Trickreichtum und der Hartnäckigkeit.

Anwendungsbeispiele: Ein KMU, dem ein vertraglich zugesicherter Kredit nicht ausbezahlt wurde oder ein Handelsunternehmen, welches unbezahlte Rechnung in rückzahlbare Darlehen umgewandelt hat, dann jedoch auch die vereinbarten Darlehensrückzahlungen nicht erhalten hat.

Was wir speziell für Sie als Unternehmer tun können, erfahren Sie u. a. auch hier: B2B-Inkasso für Unternehmen,

Wann ist welches externe Forderungsmanagement angebracht?

Die richtige Form von Inkasso ist abhängig den Umständen. Wir haben Ihnen einen hilfreichen Artikel über die Inkassodienstleister und Ihre Kosten und fassen und die wichtigsten Indikationen in der folgenden Tabelle zusammen:

  Forderungsausfälle konsequent vermeiden

Vorbeugen, sprich gutes betriebliches Forderungsmanagement, ist auch hier besser als heilen. Denn alle Inkassodienstleister kosten Geld und schmälern den Erlös des Unternehmers. Und selbst die Profis können nicht alle Fälle lösen.

Rasch und gezielt eingesetzt, kann externes Forderungsmanagement jedoch Verluste verringen und existenzbedrohende Forderungsausfälle verhindern.

Haben Sie säumige Kunden? Oder andere Forderungsfälle in Ihrem Unternehmen?

Kommen Sie oder bisher beauftragte Dienstleister nicht weiter, so beraten wir Sie unverbindlich und , wenn es sich um einen Fall handelt, der zu unserem Unternehmensprofil passt, treiben wir das Geld gern für Sie ein.

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